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Logística 2 - Aula 9

Aula 09 - Classificação e codificação de materias

Classificação e codificação de materias

Introdução

Com o aumento considerável dos materiais utilizados nas empresas e as exigências dos consumidores de novos produtos, tornou-se necessária a criação de uma linguagem única que permitisse identificar, de forma inequívoca, cada item de material. Essa linguagem envolve uma classificação e uma codificação dos diversos materiais.

Nada adiantaria criarmos um sistema de classificação de materiais se não acoplássemos a ele um sistema de codificação. Da necessidade de implantar um sistema de identificação, nasceu a classificação de materiais que tem por objetivo agrupá-los segundo determinados critérios como: forma, dimensões, peso, tipo, uso etc. Com base na classificação, é possível elaborar uma catalogação de todos os materiais utilizados nas empresas, criando por consequência uma especificação e uma padronização que vão simplificar os controles, facilitar os procedimentos de armazenagem e de operação de um armazém.

Classificação de materiais

A classificação de materiais tem por objetivo estabelecer um processo de identificação, codificação, cadastramento e catalogação dos materiais de uma empresa. A primeira fase da classificação é a identificação que consiste na análise e no registro dos principais dados que caracterizam e individualizam cada item de material em particular. Sua finalidade é identificar, a partir de uma especificação bem estruturada, cada item da empresa. A identificação é construída a partir de um processo descritivo que objetiva, seguindo regras específicas, atribuir uma nomenclatura padronizada para todos os materiais.

Na composição da nomenclatura são determinados: nome básico do material, nome modificador (que é sua denominação complementar), as características físicas de cada material, a aplicação (onde o material é utilizado), a embalagem (apresentação do invólucro, por exemplo: tinta em galões ou em baldes etc.) e as referências comerciais que contêm o nome ou o código de referência de cada fabricante.

Após a identificação de cada material, passamos à fase da codificação que consiste em atribuir uma série de números ou letras e números para cada material, de tal forma que esse conjunto numérico ou alfanumérico possa representar, por meio de um único símbolo, as características de cada material em particular.

Existem três sistemas de codificação de materiais utilizados com maior frequência:

  • Sistema alfabético: constituído unicamente por um conjunto de letras, em sua maioria estruturadas de forma mnemônica mediante associação das letras que permite identificar cada material.
  • Sistema alfanumérico: é um método de codificação que mescla números e letras para representar cada material. Esse sistema de codificação é muito utilizado na indústria de autopeças, por exemplo.
  • Sistema numérico: consiste em atribuir uma composição lógica de números para identificar cada material. Este sistema de codificação teve origem na Classificação Decimal Universal, criada por Melwille Louis Komoth Dewey, que foi aplicada originalmente na organização de bibliotecas.

Posteriormente esse último sistema foi ampliado e deu origem ao denominado Federal Stock Number (FSN) que faz parte do sistema federal de suprimentos dos Estados Unidos. O FCN é composto de 11 algarismos e é estruturado em quatro partes:

  • Grupo.
  • Subgrupo.
  • Classe.
  • Número de identificação.

Como pode ser observado, o conjunto de seis números permite identificar até 999.999 itens de materiais. Por sua vez, as classes podem atingir um total de 9.999 possibilidades. Assim, este conjunto estruturado de número permite classificar um elevadíssimo número de itens. Em razão disso, o governo dos Estados Unidos passou a utilizar essa estrutura para codificar todos os materiais utilizados usando o Federal Supply Classification (FSC), desenvolvido pelo Departamento de Defesa para identificar, classificar e catalogar todos os materiais movimentados pelos diversos departamentos do governo americano.

Já o Sistema OTAN de Catalogação (SOC) foi analisado e reconhecido como um sistema capaz de atender às necessidades das forças armadas do Brasil, pois além de cumprir as premissas acima citadas e ser adotado pelos principais países produtores dos equipamentos utilizados nas Forças Armadas Brasileiras, vem sendo usado com sucesso desde praticamente o final da Segunda Guerra, inicialmente apenas pelos EUA e posteriormente adotado por todos os demais países membros da OTAN.

Assim, Marinha, Exército, Aeronáutica e o Estado-Maior das Forças Armadas, através da Comissão Permanente de Catalogação de Material (CPCM), resolveram adotar os procedimentos de codificação e catalogação do SOC, como padrão desde 1972.

A partir de então, as forças iniciaram independentemente a utilização e regulamentação da catalogação, seguindo noções de coordenação estabelecidas pela CPCM, como por exemplo, a adoção de grupo-classe de material e a padronização do Número de Estoque Brasileiro (NEB). Desta forma, as três Forças Singulares possuem hoje Normas que encerram conceitos e procedimentos nos seus respectivos âmbitos, consistentes com o SOC.

Entretanto, os procedimentos até então adotados não privilegiavam a troca de dados entre as Forças Singulares. A fim de que essa troca de dados pudesse ocorrer com eficiência e economia de esforço, o SISMICAT foi reordenado, a partir de agosto de 1998, tendo sido criado o CECAFA e estabelecido sua vinculação ao SOC.

Mais sobre o NEB:

http://www.dominiopublico.gov.br/download/texto/df000002.pdf

Cadastramento de materiais

Após a codificação dos materiais, é necessário fazer o seu cadastro cujo objetivo é o registro do item com todas as suas características em um sistema em banco de dados. Uma vez que os dados de cada item de material são inseridos no sistema, o catálogo vai se formando e, se o sistema for acessado por todos os usuários, o catálogo também vai estar disponível para consultas pelos interessados.

Esse cadastro envolve, em termos gerais, três operações básicas: a inclusão de um item de material no cadastro de materiais; eventuais alterações quando algum item de material tem algumas de suas características modificadas; e a exclusão, quando um item de material não faz mais parte dos materiais utilizados na empresa.

Assim, a última fase do processo de classificação de material é a catalogação visando à consolidação de todos os dados cadastrais de cada material em um acervo conhecido como banco de dados de materiais, que:

  • Permite a consulta de todos os usuários para se certificar do material de que necessita ou esclarecer eventuais dúvidas sobre as características do material solicitado.
  • Facilita os processos de licitação, uma vez que todas as características do material licitado estão disponíveis no banco de dados.
  • Evita a duplicidade de inclusão de itens no catálogo e, por consequência, no banco de dados.
  • Permite a conferência dos dados cadastrais com os documentos de identificação dos materiais da empresa.

Código de barras

A codificação de materiais tomou um grande impulso com a introdução de novas tecnologias que permitiram o reconhecimento ótico de caracteres, em substituição à digitação de código dos itens. Para termos uma ideia do volume de transações envolvidas, um supermercado realiza em média 250.000 digitações por dia, isto é, cada código ou operação realizada envolve a digitação de vários números, o que demandava um grande volume de pessoas para realizar esse trabalho, com grande possibilidade de cometerem erros de digitação.

Em um primeiro estágio, duas tecnologias passaram a ser estudadas para serem introduzidas nas operações de movimentação de grandes volumes de dados que eram digitados em terminais denominados data entry que alimentavam os sistemas computacionais:

  • Código magnético: em que as informações de cada item ou operação são armazenadas em um material magnético, tal qual uma tinta especial. Esse processo requer um contato físico entre o leitor e o código e apresenta imunidade contra fraudes. Como necessita de um material especial à base de óxido de ferrite (magnetizável) nas embalagens, tornou-se muito caro. Essa tecnologia teve aplicação em algumas atividades: bilhete do metrô e cartões magnéticos (bancos, cartões de crédito etc.). Atualmente os cartões de crédito receberam uma nova tecnologia com a introdução de um chip que dá maior segurança contra fraudes.
  • Código de barras: neste sistema, as informações são gravadas oticamente em materiais e com tintas variadas e hoje está sendo largamente utilizado.

As aplicações do código de barras são inúmeras. Além do grande avanço na sua utilização nas embalagens industriais e comerciais, promoveu uma sensível melhora na produtividade, no manuseio e no despacho de cargas e serviços de atendimento a clientes, como é o caso de uma loja de departamentos ou mesmo um supermercado.

Identificação por radiofrequência

A tecnologia não parou no código de barras. A identificação por radiofrequência é uma tecnologia mais recente que vem sendo expandida na coleta automática de dados. Seu surgimento, na década de 1980, deveu-se à necessidade de rastreamento e controle de acesso, que utiliza as frequências de rádio para operar.

A tecnologia de radiofrequência foi desenvolvida pelo Auto-ID Center a partir de um projeto de pesquisa acadêmica do Massachusetts Institute of Technology (MIT) e serve de referência para o desenvolvimento de novas aplicações. Ela agiliza os processos e permite dar maior visibilidade aos produtos pelo fato de poder disponibilizar as informações sobre os produtos em volume bem superior ao alcançado hoje com as tecnologias disponíveis e utilizadas. É o denominado rastreamento total, não somente de um processo ou de uma empresa, mas de cada produto individual. Sua aplicação primordial está voltada para a área da logística, o que permitirá rastrear, ao longo da cadeia de suprimentos, cada produto em particular, em cada etapa do processo.

As etiquetas têm uma enorme variedade de tamanho, capacidade de armazenamento de dados, vida útil e aplicações. Por exemplo, no rastreamento do gado bovino é utilizado um tipo de etiqueta que é fixada internamente no animal; outras são encapsuladas para se tornarem imunes a ambientes mais hostis, como indústrias químicas.

Exemplo de uso no gado: https://www.youtube.com/watch?v=3xL5pdsq3_o

Apresentação de trabalho

Grupos de até 5 pessoas:

  • Definir empresa a ser estudada e armazem;
  • Definir mapa do armazém;
  • Definir cargos que lidam com a gestão do armazém;
  • Produtos que são armazenados e seus detalhes(rotatividade, peso etc...);
  • tipo de codificação usado;
  • Mapa da armazenagem;
  • Equipamentos usados na armazenagem;
  • Como os produtos entram e saem do armazém;
  • O que fariam melhor? Quais são os pontos fortes e fracos?

Serão permitidos até 25 slides (1 slide inicialmente contendo nome da empresa e dos participantes do grupo) e 25 minutos de apresentação.

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