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Logística 2 - Aula 2

Aula 02 - Planejamento em Compras

Planejamento em compras

Introdução

Considere um empreendimento comercial e faça a si mesmo as seguintes perguntas:

  • Quais são seus objetivos?
  • Como funciona?
  • Quais recursos são necessários?
  • Como os recursos são gerenciados?
  • Quais influências têm sobre o sucesso ou fracasso do empreendimento?

Ao fazê-lo, você está embarcando nos primeiros passos do planejamento corporativo. Todos são questões importantes, e é responsabilidade da gerência geral considerar essas questões em termos de planejamento de longo alcance. Os objetivos devem ser acordados com relação à provisão e gestão de recursos financeiros, técnicos e humanos por em ação.

Ao considerar as responsabilidades da administração geral, os objetivos de planejamento, e os recursos de controle, estamos considerando a estratégia de negócios da empresa ou órgão regulador - em outras palavras, o plano corporativo, que compreende o seguinte:

  • Objetivos - sobrevivência, lucratividade e responsabilidades sociais
  • Produtos e mercados
  • Finança
  • Recursos materiais
  • Recursos humanos
  • Instalações técnicas
  • Gestão e administração

Dentro do plano corporativo, portanto, está a importante área de compras Recursos.

O planejamento corporativo pode ser descrito como a fabricação sistemática cuidadosa de decisões estratégicas. O planejamento corporativo está preocupado com o desenvolvimento de um visão dos desenvolvimentos futuros e projetar um plano para que a organização possa alcançar os objetivos escolhidos. Durante a última década, muitos dos maiores empresas no Reino Unido reconheceram a necessidade de aplicar uma abordagem a esta necessidade. Isso significa que as empresas precisam preparar “cenários” ou previsões de desenvolvimentos futuros no ambiente em que desejam operar a fim de examinar se as decisões tomadas no presente resultarão em um resultado bem sucedido no futuro. As mudanças estão ocorrendo a uma taxa mais rápida, mas muitas vezes os efeitos das decisões tomadas agora ainda podem influenciar mais de 10 anos depois. As empresas, portanto, têm desenvolvido mais sofisticados técnicas para analisar os riscos envolvidos em tais decisões

A necessidade do planejamento em compras

Os ambientes em que as empresas precisam operar têm se tornado cada vez mais dinâmicos, e eles tiveram que aprender a viver e se adaptar às mudanças que estão ocorrendo. Alguns exemplos de mudanças que precisam ser resolvidas são mudanças nos produtos, nos processos de fabricação, nas técnicas de comunicação, em técnicas de processamento de dados, bem como mudanças na oferta e nas vendas nos mercados. As empresas reconheceram a necessidade de investigar essas mudanças e elaborar planos para se adaptar a eles e sobreviver. Mais sofisticado Foram desenvolvidas técnicas para analisar as incertezas e avaliar a riscos envolvidos nas decisões que devem ser tomadas. Um novo ímpeto à necessidade planejar surge do fato de que as empresas têm que investir grandes somas de dinheiro em novas instalações e equipamentos e eles têm que olhar com cuidado para ver se tal os regimes oferecerão benefícios suficientes para justificar as despesas. Para fazer isso pode ser necessário olhar para o futuro. O plano corporativo estabelece as bases objetivos para a empresa como um todo e orienta as ações de vários departamentos especializados, como marketing, produção e compras. isto também é projetado coordenar o trabalho desses departamentos para garantir que eles todos trabalhem juntos para que os objetivos gerais da empresa possam ser alcançado com sucesso.

É importante também desenvolver planos estratégicos para as funções especializadas.

Do ponto de vista da compra, é preciso dizer que muitas empresas tem sido lentas para desenvolver uma perspectiva estratégica do especialização. É preciso admitir, também, que muitos funcionários de compras demoram em ver a necessidade e desenvolver a visão necessária para construir uma estratégia para compra. Muitas empresas adotam apenas dois horizontes de planejamento - operacional e estratégico - e algumas empresas consideram os problemas como sendo preocupado com três horizontes de planejamento:

  • Até 1 ano - operacional, dia a dia
  • Um a dois anos - curto prazo, tático
  • Três a 10 anos ou mais - longo prazo, estratégico

Tendo identificado as características de tempo do planejamento corporativo, é essencial considerar a abordagem básica para a elaboração de planos corporativos. Deveria ser observou que este capítulo enfatizará o tipo de plano estratégico de longo prazo.

Estudos típicos precisam ser realizados:

  • Condições econômicas gerais
  • Desenvolvimento de produtos
  • Novos desenvolvimentos de produtos
  • Instalações de produção
  • Principais fornecedores / concorrentes
  • Desenvolvimentos de processo
  • Atividades e planos
  • Facilidades de transporte
  • Fusão e mudanças no mercado
  • Relações industriais
  • estrutura
  • Desenvolvimento de pessoal
  • Legislação governamental
  • Recursos financeiros
  • Fatores internacionais (por exemplo, taxas de câmbio, tarifas)
  • Relações industriais

Os objetivos desses estudos são:

  • desenvolver uma imagem clara dos mercados existentes e oportunidades futuras e ameaças que estão começando a surgir e
  • Analisar cuidadosamente os recursos que a empresa possui atualmente.

Uma vez que este trabalho tenha sido concluído, é possível prosseguir com o desenvolvimento do plano. Algumas empresas empregam empresas especializadas planejadoras, mas outras dependem dos departamentos para desenvolver o plano.

O conteúdo de um plano corporativo

O conteúdo de um plano corporativo irá variar de acordo com a natureza de cada empresa (por exemplo, levando em consideração se a empresa está na fabricação ou distribuição). A complexidade da empresa também pode variar dependendo se a empresa opera em mais de um site e se está envolvida em mais de uma área de produto. Planos corporativos podem precisar ser elaborados para divisões separadas ou empresas subsidiárias. O objetivo geral do plano será definir objetivos gerais de lucro e mostrar como eles devem ser alcançados. Isso envolve a identificação das oportunidades de mercado que devem ser perseguidas e mostra como os recursos da empresa devem ser utilizados e desenvolvidos para satisfazer os mercados-alvo. Ao chegar aos detalhes do plano, as seguintes aspectos devem ser considerados:

Marketing

  • Produtos a serem oferecidos - tipos, faixa, grau de flexibilidade
  • volumes do projeto
  • Políticas e métodos de distribuição
  • estratégias de promoção

Produção

  • Desenvolvimentos de produtos
  • Desenvolvimentos de processo
  • Instalações de fabricação e localização
  • Estratégia de fabricação
  • Qualidade e confiabilidade

Compra e fornecimento

  • Faça ou compre estratégias
  • Pesquisa e desenvolvimento de novos materiais e fornecedores
  • Estudos de análise de custo de preço
  • Requisitos de inventário
  • Estratégias de Sourcing
  • Gestão da cadeia de abastecimento

Finança

  • Desenvolvimento de um plano financeiro
  • Planos de investimento
  • requisitos financeiros

Organização

  • estrutura
  • Desenvolvimento de pessoal
  • Desenvolvimento da empresa em relação a fusões e aquisições
  • Estratégias de crescimento - integração horizontal ou vertical ou diversificação em campos relacionados ou não relacionados

É importante que o plano mostre uma estratégia competitiva coerente em que os planos detalhados para cada função podem ser baseados. Também é importante permitir uma certa quantidade de flexibilidade por causa das incertezas de prever com precisão as futuras condições de operação. Os riscos precisam ser cuidadosamente avaliados e planos de contingência elaborados onde possam ser necessários.

O planejamento tem sido considerado como uma função essencial do gerenciamento; esta aplica-se ao gerente de nível mais alto da organização, bem como aos gerentes nos departamentos especializados da empresa. O planejamento é simplesmente decidir o que fazer, como fazer, quando fazer e quem fazer. Envolve, portanto, a configuração objetivos ou metas a serem alcançados e os planos ou métodos a serem utilizados em suas realização. Se as empresas não prestarem atenção suficiente ao planejamento, elas não esperam ter um claro senso de propósito ou exercer qualquer controle sobre sua destinos. Isso se aplica tanto no setor público quanto no privado.

Planejamento de Compras e estratégias de compras

Os aspectos de compra devem ser levados em consideração se o plano corporativo é ser realista e eficaz. Uma perspectiva estratégica deste função especialista deve, portanto, ser desenvolvida. A menos que o apropriado recursos materiais são disponibilizados no momento certo e no preço certo, não haverá plano corporativo bem-sucedido. No entanto, existem algumas informações básicas de compra e decisões a serem tomadas. No entanto, empresas e escritores demoram a apreciar o papel estratégico que a compra desempenha. De fato, o próprio pessoal de compras não aprecia completamente esse aspecto. Portanto, muitos consideraram a compra como apenas preocupação com o curto prazo, problemas operacionais. No entanto, a necessidade de uma perspectiva estratégica tem sido mais amplamente reconhecida e será o propósito desta aula apoiar essa mudança de visão.

  • Fazer ou comprar?
  • Quantos fornecedores nós temos?
  • Qual é o valor total do nosso gasto p.a.?
  • Quem são nossos 10 principais fornecedores por valor?
  • Quais são os 10 principais produtos por gasto?
  • Quais são os itens críticos de baixo valor?

Vários fatores nos últimos anos deram força ao desenvolvimento do perspectiva estratégica de compra. Entre eles estão os seguintes:

  • Aumento dos preços e a necessidade de controlar a inflação
  • A necessidade de controlar o investimento no inventário de forma mais eficaz
  • Reconhecimento da importância dos custos de compra para a lucratividade, especialmente em empresas de “compra intensiva”, onde os custos de material são muito elevados
  • Escassez de materiais
  • Crescente escassez de alguns materiais-chave

Embora as compras façam parte do plano de curto prazo representado pelo orçamento anual, ainda é importante desenvolver a visão de longo prazo. O longo prazo plano estratégico de compras fornece uma estrutura dentro da qual decisões podem ser tomadas. Reconhecimento de implicações de longo prazo da atualidade decisão deve impedir que a posição de fornecimento a longo prazo da empresa seja colocar em perigo. Neste capítulo, será útil identificar os estágios básicos envolvidos no desenvolvimento de um plano estratégico de compras.

Etapas no desenvolvimento de um plano corporativo para compras

  • Coletar informações e monitorar fatores nos mercados de suprimentos e no ambiente externo da organização. Será necessário investigar, por exemplo, quais novos materiais estão sendo desenvolvidos, quais mudanças na oferta e na demanda podem ser esperadas e quais tendências de preço podem ser esperadas.
  • Coletar informações e dados sobre demanda de materiais e equipamentos dentro da empresa.
  • Desenvolver um plano de longo prazo que estabeleça objetivos e estratégias a serem adotadas e que também cubra táticas e metas de curto prazo.
  • Projetar uma organização e elaborar procedimentos e políticas para implementar o plano.
  • Construir um plano de mão de obra para que os recursos humanos necessários estejam disponíveis para colocar os planos em operação.
  • Monitorar o desempenho do departamento e da equipe para verificar se os resultados estão de acordo com os planos. Pode ser necessário modificar as ações para voltar ao curso para alcançar os objetivos do plano.

Foi mencionado anteriormente neste capítulo que “planejamento” é um elemento chave na tarefa do gerente. Na estrutura acima, outras funções-chave do gerenciamento também podem ser identificadas, a saber, organização, equipe e controle. Este capítulo também estará preocupado com essas outras funções, mas é a função de planejamento que dá um senso de direção e propósito às atividades das pessoas no departamento. A gestão estratégica de compras é uma ferramenta estratégica significativa para melhorar o sucesso competitivo. A compra precisa de uma mudança de paradigma além da simples compra para uma operação comercial estratégica.

Análise SWOT e Gap

SWOT é simplesmente Força, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. É uma análise de qualquer cadeia de suprimentos que mostrará claramente se algum elemento SWOT existir dentro dela. O planejamento estratégico envolve a coleta de dados relevantes, a identificação de alternativas, a seleção dos mais atraentes e a promulgação dos selecionados. O SWOT é necessário para reconhecer problemas e oportunidades.

A análise de falhas é uma técnica simples que também é útil nessa conexão. A análise de lacunas mostra graficamente o que a empresa ou organização está tentando alcançar e quais resultados seriam prováveis se sua estratégia atual continuasse operar. Mostra a lacuna entre o que é desejado e o que é provável que aconteça. A análise das lacunas é melhor realizada no nível corporativo. A compra tem um impacto significativo nos resultados do negócio e precisa ser envolvida no estágio de planejamento. Muitas vezes, a função de compras pode contribuir significativamente para o fechamento da lacuna. Tais contribuições podem ser um exame das fontes de suprimento, decisões tomadas ou compradas com prudência, engenharia de valor e aquisição.

Todas essas ferramentas também podem ajudar a selecionar os melhores fornecedores

Cadastramento de fornecedores

Uma primeira pergunta surge quando falamos de cadastro de fornecedores. Refere-se à sua utilidade, levando em conta que dispomos de listas amarelas, guias industriais, guias de fornecedores e uma série de outras listas de fornecedores de bens e serviços e Internet, por um lado.

Por outro lado, como todos, de uma forma ou de outra, fazem compras com uma certa frequência, julgam que comprar é uma atividade muito simples e, como consequência, dão opiniões diversas sobre as atividades dos órgãos responsáveis pela aquisição dos bens e serviços de uma empresa.

Devemos sempre ter em mente que o ato de comprar bens e serviços para uma empresa é uma tarefa complexa e envolve desde o conhecimento a respeito do objeto da compra, como: especificações, padrões, normas aplicáveis, critérios de inspeção e aceitação, até uma extensa busca de fontes de suprimento que garantam o fornecimento do produto desejado, na hora certa e na quantidade desejada.

Assim, criar um cadastro de fornecedores habilitados a prestar serviços e fornecer materiais é crucial para o setor de compras. Na verdade, ele é o corpo central que alimenta o processo de suprimento de material e serviço de uma empresa. Ao fechar um contrato de fornecimento de um material, com uma determinada empresa fornecedora, vamos procurar um parceiro e não comprar um problema.

Hoje, os fornecedores de grandes empresas são na verdade parceiros delas. Somente com alianças estratégicas visando a objetivos comuns é que podemos garantir qualidade, tempestividade e regularidade no suprimento dos materiais e dos serviços e, consequentemente, a sobrevivência da empresa no mercado. Embora os guias comerciais, industriais, catálogos de fabricantes e mesmo a Internet apresentem um primeiro leque de possibilidades, indiscutivelmente, é fato imponível a necessidade da manutenção de um elenco próprio de fontes de suprimentos.

A globalização da economia, com a internacionalização dos mercados, produz uma diversificação no leque de possibilidades de fontes supridoras; fato importantíssimo a ser considerado, especialmente em face da viabilidade e flexibilidade de encontrarmos hoje, nas transações comerciais, parceiros de diversos países.

Hoje temos inúmeros produtos cujos componentes e insumos são de origem muito diversificada, pois um de seus componentes pode ter vindo da Malásia; algum insumo, dos Estados Unidos; sua embalagem, do Brasil e ter sido montado em Taiwan.

Aprender a identificar os fabricantes e fornecedores de insumos, produtos e componentes e conhecer suas potencialidades são atribuições indispensáveis do gerenciamento de compras, que, segundo nosso enfoque, está a cargo do órgão ligado à administração da compra propriamente dita.

Com exceção dos casos de aquisições de pequena monta, especialmente nas administrações descentralizadas, ter um cadastro de fornecedores é vital para o suprimento, tanto de materiais quanto de serviços.

Em um primeiro estágio, caberá ao órgão responsável pelo cadastro de fornecedores coletar informações das fontes de suprimento disponíveis no mercado, tanto nacional quanto internacional.

Selecionar essas fontes estratificando-as numa seleção das melhores fontes de fornecimento de bens e serviços é a principal função do cadastro. Nessa seleção, uma série de requisitos deverá ser atendida, entre eles:

  • Responsabilidade
  • Estabilidade
  • Habilidade de negociação e de comércio
  • Experiência no fornecimento do bem ou serviço procurado
  • Atuação no mercado

É evidente que os requisitos indicados deverão estar organizados de uma forma sistemática e sempre disponível, com o objetivo de facilitar a consulta por todos aqueles que estejam envolvidos com as atividades destinadas à aquisição de materiais e serviços. Utilizar um sistema em forma de banco de dados, tanto em microcomputador quanto em sistemas interligados em rede, embora não imprescindível, é sempre recomendável.

Adicionalmente, deverá ser realizada uma classificação dos fornecedores de acordo com critérios previamente estabelecidos pela empresa, envolvendo uma série de fatores como:

  • Tipo de produto que fabrica ou vende
  • Capacidade de produção ou de atendimento
  • Facilidades de comunicação e de relacionamento com seus clientes
  • Localização geográfica
  • Situação da fábrica

Esse processo de classificação facilitará consideravelmente os trabalhos de pesquisas das fontes de fornecimento de cada item de material utilizado pela empresa compradora, podendo inclusive ser criado um sistema de banco de dados que possua um processo de dupla entrada, caracterizado por disponibilizar, dado um determinado item de material, quais são os seus fornecedores e, dado um determinado fornecedor, quais os materiais poderá fornecer.

Analisar as informações disponíveis com o objetivo de criar um cadastro de fornecedores é uma nova especialização que vem surgindo. O exercício dessa nova especialidade requer uma base multidisciplinar, que envolve técnicas de análise econômica e financeira, métodos matemáticos e, em alguns casos, pesquisa operacional e conhecimentos de psicologia comportamental, exigindo executivos com probidade, maturidade intelectual e visão estratégica dos problemas nacionais e internacionais.

Avaliação de fornecedores

Como discutimos nos tópicos anteriores, a principal meta referente à seleção e ao cadastro de fornecedores é encontrarmos aqueles fornecedores que:

  • Tenham condições de fornecer o material ou executar os serviços procurados, na quantidade, qualidade e prazos desejados.
  • Possam se transformar numa fonte regular de suprimento de materiais ou de serviços procurados.
  • Tenham preços e condições competitivas.

Dentro desse prisma, torna-se necessária uma investigação mais detalhada dos fornecedores, incluindo visitas às suas instalações e entrevistas com seus executivos. Todos esses procedimentos visam a obter dados importantes relativos às características específicas de cada fornecedor, permitindo, por consequência, ter disponível suas potencialidades, flexibilidade de atuação e dificuldades no suprimento de bens e serviços. O resultado desse trabalho será a formação e a manutenção de um cadastro de fornecedores ativos e potenciais.

Os fornecedores ativos são aqueles que gradativamente passam a suprir a empresa de bens e serviços; enquanto os fornecedores potenciais são fontes alternativas de suprimentos que poderão ser utilizadas em um futuro mais próximo e, então, passar a fazer parte do cadastro de fornecedores ativos.

Em geral, embora exista hoje uma preferência em continuar adquirindo a maior parte das necessidades de materiais das empresas em fontes tradicionais, ou seja, em fornecedores tradicionais, é importante começar a introduzir novas fontes de suprimentos como ação estratégica, principalmente para evitar a falta do item, devido a eventuais problemas de fornecimento por parte do fornecedor tradicional.

Na seleção de fornecedores, é importante avaliar a sua atuação e desempenho em relação a um contrato de fornecimento formado. Contudo, um simples contrato de fornecimento não é garantia suficiente que permita uma boa avaliação do fornecedor. Ela só se tornará efetiva a partir de uma série de contratos de fornecimento de bens e serviços. A partir desses contratos, será possível realizar uma avaliação adequada desse fornecedor.

A avaliação de um fornecedor também deve ser realizada por vários órgãos da empresa interessada e não deve ser um processo de responsabilidade exclusiva dos órgãos de compras, especialmente porque a finalidade de uma cuidadosa e criteriosa seleção e avaliação de fornecedores é a de manter, em seu cadastro, um conjunto de fontes de suprimentos que tenham uma razoável qualificação que atenda aos requisitos exigidos pela empresa compradora, para o fornecimento de determinado produto ou serviço.

Além disso, uma relação continuada entre fornecedores e compradores é um ponto valiosíssimo no suprimento de materiais e serviços quando essa relação surge de uma análise impessoal dos fatos, e não de um clube de amigos. Para que essa relação seja construtiva, no sentido de trazer benefícios comerciais para ambas as partes, é necessário um conjunto de procedimentos envolvendo:

  • Um razoável processo de intercomunicação entre compradores e vendedores, que permita atingir o objetivo final que é o de atender às necessidades de materiais e serviços, dentro dos requisitos exigidos de qualidade, quantidade, prazos de entrega e preços competitivos.
  • Um fluxo de informações caracterizado por um processo de confiança mútua, tanto nas afirmações dos negócios quanto nas intenções de ambas as partes.
  • Um entendimento mútuo em relação aos problemas e condições de cada uma das partes envolvidas, tanto no que se refere à fabricação e ao fornecimento do bem ou do serviço quanto no que se refere à comunicação entre as partes.
  • Um interesse mútuo para a busca de soluções conjuntas e negociadas relacionadas a problemas comuns.
  • O cultivo de relações pessoais dentro de procedimentos éticos de respeito mútuo e interesses comuns.
  • Uma contínua melhoria nos processos e nos métodos, que deverão ser, gradativamente, ajustados e melhorados a cada novo contrato firmado entre as partes.
  • Uma cooperação a partir de um esforço dinâmico e ativo com o objetivo de cumprir as condições contratuais em todos os seus quesitos.
  • A realização de reuniões periódicas para a troca de informações e avaliação dos procedimentos adotados e do andamento dos contratos de fornecimento de materiais e/ou serviços.

É importante ainda registrar que as responsabilidades dos compradores não se resumem em selecionar uma ou várias fontes de suprimentos de bens e serviços; mas, acima de tudo, fornecer bases sólidas que levem à formação de um conjunto de fornecedores altamente qualificados considerados fontes habituais de fornecimento.

Existem vários processos de avaliação de fornecedores, que envolvem desde pontuação e mensuração da regularidade nas entregas, qualidade do produto ou serviços, sistema de garantia de qualidade, planejamento da produção (no caso de manufaturas), capacidade da fábrica, até preços ofertados, comparativamente aos seus concorrentes.

Um sistema que poderá ser utilizado está relacionado ao conjunto de norma da série 9000, que visa a prover um conjunto genérico de normas de sistema de qualidade, aplicáveis a uma vasta extensão de indústrias e setores da economia. Ela apresenta o relacionamento do fornecedor em uma estrutura em cadeia, envolvendo o subfornecedor que supre o próprio fornecedor com matérias-primas e insumos, e o cliente final.

É importante enfatizar aqui que a palavra produto utilizada na figura inclui: materiais, materiais em processo, equipamentos, informações e serviços.

Exercícios

1) Qual é a importância de um cadastro de fornecedores?

2) A quais ameaças as empresas estão sujeitas diante do mercado supridor?

3) De que trata a avaliação de fornecedores? Qual é o seu objetivo?

4) De que trata o planejamento estratégico de suprimentos

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