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Logística 2 - Aula 1

Aula 01 - Compras

Compras - organização e objetivos

Bibliografia

Para o aluno:

  • MICHAEL, Quayle. Purchasing And Supply Chain Management: Strategies And Realities. 2006.
  • GONÇALVES, Paulo. Administração de materiais. Elsevier Brasil, 2017.

Para o professor:

  • MICHAEL, Quayle. Purchasing And Supply Chain Management: Strategies And Realities. 2006.
  • GIANESI, IRINEU GN; CORRÊA, IGN; CAON, M. Planejamento, programação e controle da produção: MRPII/ERP conceitos, uso e implantação. São Paulo, Atlas, 1997.
  • BULGACOV, Sergio. Manual de gestão empresarial. Editora Atlas SA, 2006.
  • GONÇALVES, Paulo. Administração de materiais. Elsevier Brasil, 2017.

Objetivos Gerais

Desenvolver conceitos e habilidades que auxiliarão o aluno a compreender e utilizar ferramentas relacionadas à cadeia de suprimentos, logística, gestão de compras (públicas e privadas), gestão de estoques, recursos patrimoniais, almoxarifado, distribuição e transporte.

Introdução

A fabricação de produtos, a operação de uma ferrovia, a administração de uma escola, hospitais, serviços municipais etc. dependem todos, entre outros fatores, de uma boa administração no suprimento de seus materiais e serviços. A eficiência na produção e na realização de serviços depende, essencialmente, da presença de insumos e produtos no momento exato, na quantidade certa e na qualidade desejada.

A falta de um produto ou insumo, no exato momento em que ele se torna necessário, é um custo que precisa ser imediatamente banido. Uma razoável economia na produção, na operação e na manutenção de uma empresa competitiva poderá, inegavelmente, ser obtida mediante um processo de aquisição de materiais e de serviços bem estruturados que resulte na obtenção dos bens e serviços necessários dentro dos padrões esperados, reduzindo o desperdício e o custo de não-conformidade.

A função compras

Compra é um termo normalmente utilizado para definir o ato e a responsabilidade funcional para promover a procura dos materiais e dos serviços e, então, supri-los para serem utilizados pela empresa. Esse termo não descreve de forma completa as responsabilidades da função e o fluxo de seus processos. Na verdade, somente define o ato de processar as aquisições e suprir os materiais e serviços no momento adequado.

A função compras envolve uma responsabilidade muito maior. Ela requer planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisas e seleção das fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciamento para assegurar que o produto será recebido no momento esperado, inspeção tanto da qualidade quanto das quantidades desejadas. Requer uma coordenação geral entre os diversos órgãos da empresa: almoxarifados, no que tange ao armazenamento dos materiais; planejamento de estoques, responsável por definir as quantidades a serem adquiridas e os respectivos prazos de entrega; finanças, no que se relaciona a autorização e controle de pagamentos das faturas dos materiais recebidos e muitos outros setores da estrutura organizacional.

O órgão de compras de uma empresa deve possuir executivos bem preparados, com talento compatível com a função que vão exercer. Com o advento de tecnologias mais modernas e o avanço na área de informática e de novas técnicas gerenciais, a demanda para a contratação de executivos para gerenciar as atividades de aquisição de materiais levou a um critério de seleção mais apurado, por buscar identificar as potencialidades técnicas e gerenciais de cada candidato.

No início da Revolução Industrial, a situação era bem diferente. A tecnologia dava seus primeiros passos. A cada nova descoberta tecnológica desenvolvia-se um grupo de fornecedores que se dispusessem a suprir os itens necessários para a produção de um novo produto. Essa metodologia baseava-se na elaboração das especificações de cada material ou componente do novo produto e, a partir delas, pesquisavam-se no mercado fornecedores que estivessem dispostos a produzir os bens necessários.

É evidente que em se tratando de desenvolvimento de um produto novo, situação na qual o órgão de compras tem uma atuação bastante significativa, será necessário, em muitos casos, desenvolver novos fornecedores por meio do estudo das especificações dos materiais e insumos e da qualidade requerida em cada caso. É importante ressaltar que a situação descrita é bem diferente daquela vivida no dia-a-dia de um processamento normal e rotineiro de aquisições de materiais e serviços em um mercado supridor com razoável potencial de fornecimento.

As mudanças pelas quais vêm passando os países nos dias de hoje obrigam a tomar certas posições bastante precisas em relação ao mercado em que as empresas atuam. Saber o momento certo de processar uma aquisição é uma variável-chave para uma boa gestão de compras. O executivo que desenvolve suas atividades nessa área tem de estar, obrigatoriamente, muito bem informado sobre o mercado supridor com o qual interage, examinando suas flutuações sazonais de preços e disponibilidade de oferta de produtos e serviços, eventuais crises de abastecimento, problemas relacionados com o comércio exterior, enfim, estar atento às oscilações do próprio mercado.

Um executivo bem informado vai produzir de forma eficiente e eficaz, com elevados resultados para a empresa que trabalha. A leitura obrigatória dos principais periódicos que circulam no país deverá ser a primeira atividade ao iniciar o seu dia de trabalho. Todo esse arsenal de informações, que um executivo que atua na gestão de compras necessita, tem por finalidade primordial dar condições para que ele possa avaliar sua estratégia de atuação diante de situações como:

  • A economia está globalizada e esse fato não pode ser deixado de lado.
  • Os mercados se tornam cada vez mais internacionais e os problemas sociais, econômicos e políticos afetam substancialmente o suprimento de bens e serviços.
  • O custo dos materiais é afetado pelos níveis de estoques que a empresa estabeleceu em suas políticas internas de gestão dos materiais.
  • O preço de compra é fator que, com maior frequência, se associa à responsabilidade da procura. O gestor de compras tem papel muito importante no julgamento do preço correto de qualquer aquisição.
  • O acompanhamento dos preços de mercado - tanto das matérias-primas básicas que compõem o produto, insumos e componentes - é elemento-chave no processo de decisão da compra.
  • A função compras tem um papel significativo e importante no desenvolvimento de novos fornecedores.

Os fatores listados têm por objetivo principal assegurar um perfeito fluxo no suprimento dos materiais nas empresas, obrigando a um gerenciamento bem articulado em todos os níveis e à priorização dos processos de aquisição dos produtos e insumos básicos destinados à execução das metas e estratégias das empresas.

Objetivos da função compras

A função compras a que nos referimos diz respeito a todo o complexo que envolve o processo de planejamento da aquisição, licitação, julgamento das propostas de fornecimento de materiais e serviços, bem como a contratação de fornecedores destinada ao fornecimento dos materiais e serviços utilizados pelas empresas. Todo esse complexo de atividades, mesclando diversos objetivos muitas vezes conflitantes, é dirigido a uma única finalidade: garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas quantidades corretas, com qualidade, no tempo desejado. Esse processo envolve objetivos como:

  • Comprar de forma eficiente, maximizando o ganho para a empresa, dentro dos padrões éticos.
  • Garantir o suprimento dos materiais, nas quantidades e nos prazos exigidos pelos usuários.
  • Criar e desenvolver de forma permanente e intensiva um cadastro de fontes de suprimentos que dê garantias quanto ao fluxo de materiais a serem abastecidos nas empresas.
  • Manter uma boa articulação tanto internamente nas empresas, quanto com o mercado em geral e, especialmente, com o mercado fornecedor dos insumos e produtos exigidos pelas empresas.
  • Criar rotinas e procedimentos dentro dos processos de aquisição que sejam ágeis e que permitam um efetivo controle de todo o processo.

Muito embora as atividades relacionadas com a aquisição de materiais e serviços funcionem de forma abrangente, nas empresas existem certas funções dentro do universo organizacional e operacional que permitem dividir as atividades de compras em dois grandes blocos funcionais:

  • Administração da aquisição
  • Administração do fornecimento

A administração da aquisição tem por objetivo processar as compras e envolve todos os procedimentos necessários para atingir esse objetivo. Movimenta-se com o uso do cadastro de fornecedores por meio da escolha das fontes de suprimentos a serem consultadas; realização das pesquisas de preços; análise das ofertas; negociações para a contratação, fechamento de contrato destinado ao fornecimento do material ou serviço solicitado pelo usuário interessado.

A administração do fornecimento desenvolve as etapas seguintes após a formalização do contrato de fornecimento que é aprovado pela administração da aquisição. Tem por objetivo garantir que o contrato celebrado seja cumprido dentro dos prazos estabelecidos e nas condições previamente acordadas. É a mola mestra que constantemente necessita manter um fluxo contínuo de informações sobre diligenciamento do contrato de fornecimento em suas diversas etapas. Isso é realizado por meio de permanentes contatos com os fornecedores contratados, acompanhamento da situação de mercado, das fontes supridoras de matérias-primas e de insumos necessários à fabricação do produto contratado. Esse acompanhamento do mercado supridor tem por finalidade dar o máximo de garantia do cumprimento do contrato, nos prazos e quantidades nele fixados e antever possíveis problemas com a devida antecipação para que sejam tomadas as medidas corretivas necessárias.

É evidente que há um elevado grau de influência do custo de aquisição dos materiais e serviços no custo global do produto final. Uma empresa ficará demasiadamente frágil se utilizar materiais inadequados e apresentar uma baixa uniformidade do fluxo de suprimentos de materiais e serviços necessários à produção. Por esses motivos, a administração do fornecimento é responsável por grandes reduções nos custos, se levarmos em conta que o lucro das empresas começa a ser gerado a partir do momento em que estão sendo processadas as aquisições de materiais e serviços destinados à produção.

As frequentes chamadas dos usuários dos veículos automotores para realizarem revisões gratuitas ou a publicação de alerta nos principais periódicos de circulação nacional, solicitando a presença dos compradores de veículos para a troca de peças ou componentes de veículos novos, são uma demonstração efetiva de que as aquisições não foram tecnicamente bem realizadas. Imaginem o custo desses denominados recall imputado diretamente às montadoras.

Examinando mais detalhadamente as atividades de aquisição de materiais e serviços, verificamos que funcionam como um órgão prestador de serviços, dentro do âmbito das empresas, cujos objetivos e responsabilidades (aqui listados) nos permitem examinar, dentro de um enfoque mais geral, a extensão e as limitações dessa atividade na organização, lembrando sempre que essas, possuindo objetivos específicos, têm por finalidade permitir o suprimento de bens e serviços para todas as outras atividades operacionais das empresas.

O grau de relacionamento de uma empresa internacional, tanto no que se refere ao produto final, quanto ao suprimento de matérias-primas e insumos destinados a colocar em operação sua unidade fabril, é elemento indispensável na definição e no posicionamento organizacional dos órgãos de compra, assim como das estratégias de suprimentos de materiais, insumos e serviços que deverão ser planejados com objetivo de reduzir custos e manter um fluxo contínuo de suprimento.

Alguns aspectos organizacionais

Após as primeiras considerações apresentadas no tópico anterior, cabe agora descrever algumas características organizacionais de compras. É evidente que as características específicas de cada empresa vão definir organizacionalmente onde compras ficará situada dentro da estrutura empresarial.

O volume de atividades e o respectivo grau de complexidade que os órgãos de compras realizam vão depender do porte da empresa na qual a função é exercida. Algumas atribuições básicas envolvem:

  • Realização das licitações.
  • Análise das cotações de preços e condições de fornecimento.
  • Negociações para fechamento dos contratos.
  • Cadastramento de fornecedores.
  • Estudo do mercado fornecedor.
  • Desenvolvimento de fornecedores.
  • Qualificação e avaliação de fornecedores.
  • Desenvolvimento de materiais.
  • Análise de valor.
  • Manutenção dos registros das compras realizadas.
  • Registro dos preços de aquisição dos diversos materiais.
  • Manutenção do catálogo de materiais.

Em algumas organizações, a função compras abrange um leque maior de atividades nas quais há inclusão de outras funções como: gerência de materiais, acompanhamento dos contratos e controle das faturas de fornecimento de materiais para autorização de pagamentos, entre outras. Em muitas organizações, a atividade de compra envolve desde a pesquisa das fontes de suprimentos, procedimentos para aquisições de materiais, negociações dos contratos de fornecimento e se estende até a verificação do recebimento do material e a respectiva autorização para pagamento das faturas ao órgão responsável pelos pagamentos.

A primeira questão que aparece quando se pensa na estruturação de um órgão de compras concerne ao estabelecimento de suas responsabilidades e ao seu grau de autoridade funcional dentro de uma organização: industrial; utilidade pública; empresa de serviços ou outras organizações.

A primeira análise na estruturação organizacional do órgão destaca que, em sua maioria, os gerentes de compras ou executivo equivalente têm responsabilidades funcionais diretamente vinculadas ao executivo responsável pelas políticas gerais da empresa, e a maior tendência é manter o controle do órgão de compras ligado diretamente ao executivo-chefe responsável pelas políticas e pelos grandes negócios da empresa.

Nas empresas, há uma grande variação no contexto organizacional, no que se refere a compras, passando-se a termos um órgão de compras subordinado à área administrativa e financeira; enquanto em muitas empresas industriais o órgão de compras é normalmente um departamento subordinado à área de produção ou à diretoria industrial.

Uma tendência natural envolve a centralização das compras em um único órgão; essa tendência, porém, passa a sofrer sensíveis modificações quando a empresa possui várias unidades regionais; situação em que a centralização não é recomendável. Em muitos casos, apesar de o sistema ser centralizado, é comum que os usuários tenham autonomia para processarem a aquisição de certos tipos de materiais diretamente, sem a interferência do órgão centralizador.

Estrutura centralizada do setor de compras

Na estrutura centralizada, o departamento de compras ou órgão responsável pelas aquisições acaba por ter suas funções agrupadas dentro de responsabilidades funcionais tendo como fundamento o tipo e a especificação do material a ser adquirido. Nesse tipo de estrutura, como mostra a Figura 7.2, é usual que os compradores sejam responsáveis pela aquisição de certas categorias de materiais.

As vantagens desse procedimento são inúmeras. Evitam a duplicação e a possibilidade de compradores de um mesmo órgão competirem entre si, no que tange às compras de materiais sob sua responsabilidade, levando-se em conta a situação na qual dois ou mais compradores possam adquirir o mesmo material ou insumo para produtos diferentes, de uma ou várias fontes de fornecimento com preços e condições distintas.

O grupamento de materiais sob a responsabilidade de um único comprador permite consolidações que resultam em grandes benefícios, além de reduzir o tempo com entrevistas para as negociações destinadas ao fechamento dos contratos de fornecimento. Esse sistema também permite transformar os compradores em verdadeiros especialistas nos materiais que adquirem, assim como em grandes conhecedores do mercado fornecedor desses materiais.

As vantagens da centralização são:

  • Permite manter um melhor controle global.
  • A economia de escala é obtida em compras centralizadas mediante negociações para a contratação de fornecimentos de grande vulto.
  • É possível otimizar a utilização do pessoal por meio da redução do quadro funcional.
  • Evita a concorrência danosa entre os compradores regionais e as disparidades de preços de aquisição de um mesmo material por compradores diversos.

Estrutura descentralizada do setor de compras

A estrutura descentralizada tem fortes características quando a empresa possui unidades regionais distantes. A descentralização com a manutenção de departamentos ou grupos regionais de compras com autonomia operacional e administrativa promove uma maior agilização de procedimentos e rapidez no atendimento exigido pela própria unidade regional. No caso de uma empresa possuir várias unidades regionais geograficamente separadas, o uso de um sistema de compras centralizado não é adequado e recai no problema de gerenciamento de prioridades das aquisições. A própria distância geográfica impede uma ação rápida e eficaz para atender aos casos mais urgentes.

Normalmente, procura-se promover a centralização das compras, especialmente as de grande valor e para as quais são realizados grandes contratos de fornecimento pelo órgão central; ficando regional, porém, a execução de compras regionais devidamente autorizadas, para casos urgentes ou quando se tratar de um material ou insumo de uso específico da unidade regional considerada. Por sua vez, considerando a grande variedade de organizações, tais como industriais, comerciais e de serviços, é de se esperar uma grande variação nos aspectos relacionados à política de centralizar e descentralizar as compras, assim como a adequação de um modelo dentro do espectro de modelos organizacionais existentes que deverão ser adotados, definindo as atribuições e responsabilidades de cada órgão.

Entre as vantagens da descentralização, podemos citar:

  • Permite uma maior autonomia funcional das unidades regionais.
  • Permite uma maior flexibilidade e sensibilidade na solução dos problemas regionais, pelo conhecimento abrangente do problema pela regional interessada, assim como melhor conhecimento das fontes de suprimento, meios de transporte e armazenamento mais próximos da região.
  • Permite responder mais rapidamente às necessidades de aquisição emergencial.
  • Exerce um melhor gerenciamento de suas funções e de suas necessidades, além de permitir um melhor controle.

Negociações

Por último, hoje gostaria de falar brevemente sobre negociações.

Negociação é o processo através do qual, as partes envolvidas se deslocam de suas posições inicialmente divergentes, para um ponto no qual o acordo passa a ser realizado.

Sendo a negociação um processo que envolve um relacionamento interpessoal, o aprendizado relativo ao comportamento humano é extremamente importante, especialmente no que se refere ao desenvolvimento das habilidades de interação.

O processo de negociação envolve estratégia para vencer várias etapas, ao longo das quais a negociação toma lugar; prosseguindo até que, finalmente, um acordo é firmado entre as partes envolvidas.

Uma das estratégias consideradas baseia-se na necessidade de manter um bom relacionamento e receber a aprovação do opositor. Evitar conflito e a confrontação hostil é o ponto essencial desse tipo de relacionamento e a principal linha da estratégia utilizada. A meta é escapar da confrontação, mantendo a qualquer custo um tratamento amistoso com o oponente. Nessa estratégia, o elemento ativo do processo se caracteriza por evitar a confrontação empregando procedimentos que envolvam ações de cooperação mútua entre as partes envolvidas.

Existem diversas estratégias e veremos elas em seu devido tempo. Mas o mais importante é nos atentarmos às regras básicas em negociações.

Regras básicas para as negociações

Algumas regras básicas deverão ser utilizadas na preparação do processo de ne- gociação; entre elas, podemos citar:

  • Estabeleça alternativas táticas antes de iniciar o processo de negociação, considerando que, ao longo das negociações, podem surgir novos fatos que exijam mudança da estratégia básica que foi traçada.
  • Caso seja apanhado de surpresa no processo de negociação, é melhor interromper a negociação e reiniciá-la posteriormente, com o objetivo de ter tempo suficiente para analisar a nova abordagem que foi introduzida.
  • Estruture o critério a ser utilizado para as reuniões e como elas serão: abertas, fechadas, formais, informais etc.
  • Planeje previamente o local e o horário da negociação. Há situações em que a própria disposição de localizações de cada oponente tem influência na negociação.
  • Examine a possibilidade e/ou necessidade de promover uma negociação em equipe e, nesse caso, defina previamente a função de cada membro e estabeleça códigos (sinais) a serem utilizados.
  • Não se esqueça das implicações contratuais e o seu nível de autoridade para decidi-las durante a negociação. Examine detalhadamente o contratoe verifique em que situação seria preciso solicitar autorização superior.
  • Registre formalmente o acordo assim como prepare ata de todas as reuniões realizadas que deverão ser assinadas por todos os presentes. Lembre-se de que é sempre prudente recapitular as diversas fases da negociação, antes de fechar o acordo final.
  • Lembre-se de que o comportamento não-verbal ou a chamada linguagem corporal transmite inquestionavelmente uma série de sinais que indicam como o opositor está se comportando no processo. Portanto, esteja atento para a linguagem corporal.

Recomendações importantes na negociação

Além das regras básicas citadas, é importante lembrar algumas recomendações que devem ser seguidas ao longo do processo de negociação. Essas recomendações visam a orientar o negociador. Algumas delas são apresentadas aqui:

  • Vise persuadir e não engodar.
  • Lembre-se do respeito mútuo e que a maioria das negociações tem futuridade, ou seja, desdobramentos futuros.
  • Tente expurgar todo o caráter emocional ao longo do processo de negociação.
  • Não subestime nem superestime a perícia, a informação ou a inteligência do opositor.
  • Não caia na armadilha de supor que os desejos do seu opositor estão alinhados aos seus.
  • Indique claramente o potencial de benefícios mútuos da posição atingida no processo de negociação.
  • Reforce o progresso positivo durante a negociação, recapitulando os ganhos mútuos e esclarecendo seus efeitos.
  • Não trate a negociação como um debate para fazer pontos. Explore as diferenças com o oponente de um modo positivo. Minimize a atividade defensiva.
  • A resistência, o espírito competitivo e a firmeza são atributos que aumentam a credibilidade.
  • Tenha em mente que o que falamos, perguntamos e respondemos afeta a maneira de agir do oponente.
  • Não apresse o acordo. Dê um pouco de tempo para a maturação e a consolidação das negociações.
  • A informação é a mola mestra da negociação. Disponha da sua, conseguindo outras de seu oponente.
  • Enfatize mais os fatos positivos do que os negativos durante o processo de negociação.
  • A persistência e a determinação podem pesar na balança, mesmo quando a vantagem de poder estiver nas mãos de seu oponente.

Exercícios

  1. O que é a função compras? Qual é a sua importância em uma organização?
  2. Cite algumas vantagens e desvantagens da centralização e da descentralização dos órgãos de compras.
  3. O que é um processo de negociação?
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